10 conseils pour les organisateurs

Il n'est jamais trop tôt pour commencer à penser à ce que vous allez faire pour le festival annuel Fête de la culture de l'Ontario , qui se déroule cette année du 20 septembre au 13 octobre. Le festival d'automne est une célébration des arts, de la culture et du patrimoine avec un éventail de programmes allant des événements en personne au contenu numérique, en passant par les activités autoguidées. Saviez-vous que des organisateurs indépendants ont accueilli plus de 1 000 événements dans 99 municipalités de la province l'année dernière ? L'inscription commence au printemps et si vous avez déjà organisé un programme ou si vous voulez le faire pour la première fois cette année, voici quelques conseils pour créer un événement sûr, amusant et inclusif !

1. Chronométrage

Nous avons étendu la durée du festival à trois semaines afin que votre organisation ait la possibilité de choisir le moment où elle souhaite organiser un programme. Si vous ne souhaitez pas étendre votre programme sur toute la durée du festival, vous pouvez vous concentrer sur une semaine, un week-end ou une journée passionnante. Si vous voulez que les gens continuent à participer à vos programmes, envisagez d'organiser quelques événements passionnants en personne, associés à des activités autoguidées ou en ligne auxquelles ils peuvent participer tout au long des trois semaines. Les dates ne sont pas infinies, mais les possibilités le sont !

2. Emplacement

Où sont les espaces et les lieux que vous appelez chez vous ? Où sont les espaces dans lesquels vous pouvez revenir, les espaces que vous pouvez montrer, les espaces dans lesquels vous pouvez jouer ? Comment votre événement peut-il contribuer à l'animation des espaces publics auxquels vous appartenez et comment pouvez-vous utiliser ces espaces pour permettre aux gens d'interagir avec les arts dans la vie de tous les jours ? N'oubliez pas d'évaluer l'accessibilité de votre lieu, qu'il s'agisse de l'accès physique, des interprètes ou des toilettes non mixtes, afin que tout le monde puisse participer à la fête !

3. La sécurité

Peu importe ce qui s'est passé pendant cette pandémie, nous avons vu que notre amour et notre dévouement pour la programmation artistique n'ont pas cessé. Nous vous encourageons à continuer de planifier des événements en personne sûrs afin que tout le monde se sente à l'aise et enthousiaste à l'idée de participer. Si vous êtes préoccupé par les limites de capacité de votre salle, n'oubliez pas qu'il est possible d'offrir une excellente programmation dans le cadre d'activités plus petites et plus intimes. En cas de restrictions de santé publique empêchant la tenue de programmes en personne, envisagez des options numériques ou autoguidées.

4. L'inscription

Les mots circulent vite, mais ils circulent encore plus vite sur l'internet. Tout le monde sait que la meilleure façon pour les gens de découvrir vos programmes est en ligne ! Inscrivez votre événement dès l'ouverture du portail au milieu du printemps. Essayez d'inscrire votre programme le plus tôt possible. Plus vous vous inscrivez tôt, plus il est facile pour Fête de la culture de l'Ontario de promouvoir votre programme. Si vous ne disposez pas encore d'informations complètes sur votre événement, pourquoi ne pas mettre en avant un événement clé ? Vos événements peuvent être modifiés jusqu'à la date de l'événement.

5. La flexibilité

Attendez-vous à l'inattendu et prévoyez un plan d'urgence. Si vous prévoyez un événement en personne, créez une option de secours. À quoi ressemblerait une version de plus petite capacité, en plein air ou numérique ? Votre programme peut-il être organisé selon un modèle hybride ? Un atelier peut comporter un élément de création virtuelle et un élément en personne disponible ultérieurement. Les visites et les programmes autoguidés peuvent être proposés sous forme numérique ou en personne. Envisagez la diffusion en direct d'événements afin d'élargir votre public et d'inclure davantage de personnes.

6. La collaboration

Les membres les plus importants de votre équipe sont les personnes qui participent à votre programme. Tenez compte de votre communauté, notamment de ce que font les autres membres de la communauté et de ce qu'ils ont fait dans le passé. Existe-t-il des moyens de collaborer à des activités et événements interdisciplinaires ? Comment pouvez-vous collaborer avec d'autres organisations et groupes afin d'optimiser les ressources, de promouvoir l'équité et d'atteindre de nouveaux publics ?

7. Contenu accessible et inclusif

L'Ontario est riche d'expériences diverses et il est important de s'efforcer d'activer une optique de pluralisme, d'équité et d'inclusion. Inviter la participation d'une variété de milieux intéressés à faire progresser notre mission, notre vision et nos valeurs. Nous encourageons en particulier les points de vue des autochtones, des Noirs et des personnes de couleur (IBPOC), des personnes trans, non binaires et LGBTQ2S, ainsi que des personnes issues de communautés rurales et éloignées.

Favorisez l'abaissement des barrières d'accès en offrant une entrée gratuite ou payante à la programmation des festivals. Rendez les événements enregistrés et diffusés en direct plus accessibles grâce au sous-titrage automatique gratuit sur YouTube et Facebook, ou à un service peu coûteux comme Otter.ai.

8. Indemnisation

Nous pensons que les artistes doivent être rémunérés pour leur temps et nous attendons des organisateurs qu'ils rémunèrent équitablement les artistes pour leur travail dans le cadre du festival Fête de la culture de l'Ontario . Pour plus de ressources et de lignes directrices concernant les normes de l'industrie en matière d'honoraires d'artistes, y compris quand payer des honoraires d'artistes, combien payer et comment calculer le temps d'un artiste, nous vous recommandons de consulter les sources suivantes :

Barème d'honoraires minimums de CARFAC
Normes professionnelles de l'Alliance canadienne des artistes de la danse (CADA)

9. L'image de marque

Fête de la culture de l'Ontario seront disponibles pour la promotion de votre événement. Le site national de la Fête de la culture propose également d'excellentes ressources ! Vous ne savez pas comment utiliser ce matériel de marque ? N'hésitez pas à envoyer un courriel à notre équipe à l'adresse info@onculturedays.ca si vous avez des questions.

10. Enfin, soyez créatifs et amusez-vous !

De plus, consultez notre page d'information sur le festival pour répondre aux questions les plus fréquentes.